Kirchengemeinden und andere kirchliche Rechtsträger müssen die personenbezogenen Präventionsmaßnahmen (Erklärung zum grenzachtenden Umgang, Anlage 1 zur AROPräv, Teilnahmebescheinigung an Präventionsschulungen und Dokumentation der Einsichtnahme des erweiterten Führungszeugnis) für ehrenamtlich Tätige und gegebenenfalls für Honorarkräfte in einer Sammelakte dokumentieren.
Da es im Moment kein diözesanweites Verwaltungsprogramm gibt, stellt die Koordinationsstelle Prävention gegen sexualisierte Gewalt eine Excel-Tabelle zur Verwaltung personenbezogener Präventionsmaßnahmen zur Verfügung.
Nach einem Jahr der Nutzung der Excel-Tabelle ist in einer Sondersituation aufgefallen, dass die Tabellenprogrammierung, an einer Stelle nicht das korrekte Ergebnis liefert. Dieser Fehler wurde inzwischen behoben.
Was war falsch?
Die Tabelle geht von drei möglichen Sicherheitsstufen aus:
„1“ Nur Unterschrift in der Erklärung zum grenzachtenden Umgang für Personen ohne Kontakt zu anvertrauten Menschen
„2“ Zusätzlich zu „1“ wird hier noch eine (kleine) Schulung erwartet jedoch kein Führungszeugnis.
„3“ Hier besteht Kontakt zu anvertrauten Personen somit braucht es Führungszeugnis und Schulung.
Immer, wenn KEIN Führungszeugnis verlangt wird MUSS die Anlage 1 zur AROPräv ausgefüllt werden. Dies wurde jedoch nur bei „1“ abgefragt. Nun wird auch bei „2“ geprüft, ob die Anlage 1 zur AROPräv vorliegt und aktualisiert wurde.
Was tun, wenn ich die „alte“ Tabelle habe?
Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie machen nichts. Dieser Fehler wird in den meisten Gemeinden nur selten auftauchen und ist nicht sehr schwerwiegend.
- oder: Sie kopieren die „alte“ Tabelle in die „neue“. Dies hört sich auf den ersten Blick furchtbar aufwändig an. Das habe ich zuerst auch gedacht, aber beim Kopieren der Daten meiner Pfarrei (mit etwa 200 erfassten Personen) habe ich hierfür lediglich fünf Minuten gebraucht, also: Keine Angst!
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Daten sichern, falls etwas schiefgeht!
- Überprüfen Sie, ob Sie Spalten für Arbeitsbereiche (zwischen den Spalten K und U) eingefügt haben, wenn Ja fügen Sie genau gleich viele Spalten in die Neue Tabelle ein.
- Ebenso verfahren Sie mit Zeilen, die Originaltabelle hat etwa 200 Zeilen zu Verfügung, diese kann man erweitern.
(Die detaillierte Erklärung wie das geht finden Sie in der Anleitung zur Tabelle.)
Bitte Sperren Sie nach diesen beiden Schritten die Bearbeitung wieder. - Nun kopieren Sie nur die Daten der Personen aus der alten in die neue Tabelle. Achtung: dies geht nicht auf einmal, sondern stets nur die zusammenhängenden Spalten kopieren!
Also Spalte „A“, anschließend Spalten „E bis U“ (oder wie weit Sie diesen Bereich gefüllt haben) nun Die Daten von Schulung, Erklärung … - Abspeichern und feiern!
Wenn Sie Fragen haben zögern Sie bitte nicht mich zu kontaktieren, ich helfe Ihnen gerne weiter.
-
Gregor Kalla
Präventionsfachkraft für die Kirchengemeinden An Tauber und Main, Bauland-Odenwald, Lauda und St. Maria Mosbach-Neckarelz
